Hoe we uw garantiekosten berekenen en bijhouden.
Een uitleg voor directie, finance, controllers en accountants: waar een vast percentage misgaat, welke gegevens we gebruiken, hoe het model werkt, hoe we het hebben getoetst en wat u elk kwartaal krijgt.
Vier plekken waar nu geld weglekt
Een vast percentage van de omzet is eenvoudig, maar het is geen schatting van wat de geleverde machines werkelijk gaan kosten.
Platte voorziening
Te veel opzij: er ligt geld stil. Te weinig: de rekening komt later in het resultaat. Welke van de twee, weet u niet.
Afwijkende series te laat zichtbaar
Een slecht productiejaar valt pas op als de servicekosten oplopen, vaak een jaar of langer na levering. Intussen gaan er machines met hetzelfde onderdeel de deur uit.
Verhaal op leveranciers blijft liggen
Het falende onderdeel zat zelf ook onder garantie. Zonder cijfers per productiejaar en onderdeel is er geen onderbouwing, en verjaart de claim.
Pakketten op gevoel geprijsd
Verlengde garantie en servicecontracten als percentage van de machineprijs, los van wat een machine werkelijk kost. Verlies op contracten blijft onzichtbaar.
Waarom een actuarieel model
Een garantie of servicecontract is economisch een verzekering. De machine is verkocht, de betaling is binnen, en de kosten van storingen volgen de komende jaren. Verzekeraars schatten zo'n verplichting met beproefde methoden die zijn gemaakt voor precies deze vraag: hoeveel komt er nog, wanneer, en hoe zeker is dat?
Aftercast Analytics past die methoden toe op werkorders en geleverde machines, in plaats van op polissen en schademeldingen. Geen nieuwe theorie dus, maar gereedschap dat zich in de verzekeringswereld al tientallen jaren bewijst.
Het model in het kort
- Storingen naar leeftijd. Per product schatten we hoe vaak machines uitvallen naarmate ze ouder worden: de badkuipkromme met kinderziektes, een rustige periode en slijtage.
- Aantallen per productiejaar. Per productiejaar weten we hoeveel machines nog onder garantie staan en hoe oud ze zijn. Daaruit volgt hoeveel storingen er nog komen tot het einde van het garantie- of servicepakket. Standaard rekenen we per productiejaar; bij grote aantallen per kwartaal.
- Kleine en grote reparaties apart. Gewone werkorders en de zeldzame dure reparaties hebben elk hun eigen verdeling. Zo bepaalt één dure reparatie niet het beeld van een heel product.
- Prijsontwikkeling. De kosten per werkorder schatten we als tijdreeks en brengen we naar het prijspeil van vandaag.
- Onder- en bovengrens. Alle onderdelen worden samen doorgerekend. De bandbreedte volgt uit een statistische herschatting van het model, een standaardtechniek bij verzekeraars. Het resultaat is een verwachting met een ondergrens en een bovengrens, per product, per productiejaar en per jaar van uitbetaling.
- Per pakket. Dezelfde berekening geeft per garantie- of servicepakket de verwachte kosten per machine, zodat u weet wat een pakket u kost voordat u het aanbiedt.
- Verhaal op leveranciers. Kosten die u terugkrijgt van toeleveranciers verwerken we apart, zodat de netto kosten kloppen en de claim onderbouwd is.
Getoetst, kwartaal op kwartaal
Eén jaar terugkijken zegt weinig over een voorspelmodel; storingen zijn toeval. Daarom hebben we het model getoetst op een dataset met veel ontwikkeljaren: voor elk productiejaar volgden we de schatting van de totale kosten kwartaal na kwartaal, met alleen de gegevens die op dat moment bekend waren, en vergeleken we die met wat het productiejaar uiteindelijk kostte. Gemiddeld geen vrijval en geen stijging, en de onder- en bovengrens omsluiten de werkelijkheid zo vaak als ze beloven. Lees hoe die toets werkt.
Op uw gegevens ziet u dezelfde beweging elk kwartaal terug: per productiejaar of de schatting stabiel blijft, vrijvalt of stijgt. Daarnaast signaleert het model of de kosten van een productiejaar afwijken van het normale niveau van eerdere jaren. Ligt zelfs de ondergrens boven dat niveau, dan is dat een reden om die machines als eerste te bekijken.
Wat er in het rapport staat
Per product en productiejaar
Wat al is uitgegeven, wat er nog komt, en de onder- en bovengrens. Met de productiejaren die afwijken.
Per jaar van uitbetaling
In welk jaar de kosten vallen, zodat u kas, monteurs en onderdelen kunt plannen. Nominaal en op contante waarde.
Naast uw voorziening
Waar staat te veel, waar te weinig, en per product wat garantie en servicepakketten per machine kosten tegenover wat u ervoor rekent.
Ontwikkeling per kwartaal
Vanaf de eerste herijking ziet u per productiejaar of de schatting stabiel blijft, vrijvalt of stijgt.
Methode, gegevens, veronderstellingen
Apart beschreven, in gewone taal, zodat controller en accountant het dossier direct kunnen gebruiken.
Gegevenskwaliteit
Welke velden het meeste verschil maken en wat het verbeteren waard is.
Een voorziening die actueel blijft.
Elk kwartaal komen er leveringen en werkorders bij, en soms wisselt een onderdeel. Daarom werken we na de eerste analyse elk kwartaal bij: u stuurt dezelfde export, wij herijken de voorziening en de uitgavenplanning en toetsen elk productiejaar aan de verwachting. Wijkt een jaar af, dan krijgt u direct bericht, met de producten en onderdelen die het betreft.
Fictief rekenvoorbeeld met realistische ordes van grootte. De eerste analyse rekent het uit met uw cijfers.
Onderbouwing voor uw accountant
Een garantievoorziening is een schatting. Onder de herziene controlestandaard voor schattingen (NV COS 540) beoordeelt de accountant de gebruikte methode, gegevens en veronderstellingen apart, en de toelichting op de onzekerheid. Ons rapport beschrijft die onderdelen en geeft de bandbreedte erbij.
Omdat het model ook weet wanneer de kosten vallen, kan de voorziening op contante waarde worden bepaald. Onder IFRS (IAS 37) is dat verplicht als het effect materieel is; onder de Nederlandse richtlijnen (RJ 252) is het een keuze.
Wij leveren analyse en onderbouwing. De keuzes in uw jaarrekening maakt u met uw accountant. Lees wat de accountant vraagt.
Welke gegevens we nodig hebben
- Werkorders: machine of serienummer, datum van melding, datum en bedrag van de kosten, eventuele correcties en verhaal op leveranciers. Met onderdeel of storingsoorzaak als u die vastlegt.
- Geleverde machines: product, leverdatum en het garantie- of servicepakket.
- Optioneel: uw huidige voorziening en de prijzen van servicepakketten, voor de vergelijking.
Een standaardexport uit uw ERP- of servicesysteem is genoeg. Klantnamen en persoonsgegevens zijn niet nodig; serienummers mogen versleuteld aangeleverd worden. Afspraken over beveiliging, bewaartermijn en verwijdering leggen we per opdracht vast.
Vragen over de aanpak
Hoeveel machines zijn er nodig voor een zinvolle analyse?
Vanaf enkele honderden geleverde machines per jaar, met garanties of servicecontracten van twee jaar of langer, wordt het beeld per product en productiejaar scherp. Bij kleinere aantallen is een analyse nog steeds zinvol; de onder- en bovengrens liggen dan verder uit elkaar, en dat laten we ook zien.
Rekenen jullie per productiejaar of per kwartaal?
Standaard per productiejaar: dat is voor de meeste fabrikanten de fijnste indeling waarbij de cijfers nog betrouwbaar zijn. Bij grote aantallen rekenen we per kwartaal, zodat een afwijkende serie nog eerder opvalt. Welke indeling bij u past, bepalen we in de eerste analyse.
Kunnen jullie ook servicecontracten en verlengde garanties doorrekenen?
Ja. Met hetzelfde model berekenen we per pakket de verwachte kosten per machine per contractjaar. Zo ziet u per product wat een pakket u kost en waar u service juist actiever kunt aanbieden.
Hoeveel garantiekosten komen er bij u nog aan?
Plan een vrijblijvende kennismaking van een half uur. We bespreken uw producten, garantiepakketten en gegevens, en u hoort direct of een analyse voor u zinvol is.