Wat uw accountant sinds NV COS 540 vraagt over de garantievoorziening

Een garantievoorziening is een schatting, en schattingen krijgen van de accountant meer aandacht dan vroeger. Sinds de herziening van de controlestandaard voor schattingen (NV COS 540, de Nederlandse uitwerking van ISA 540) beoordeelt hij de methode, de gegevens en de veronderstellingen apart, en kijkt hij naar de toelichting op de onzekerheid. Dit artikel beschrijft wat dat voor uw garantievoorziening betekent en hoe u het dossier voorbereidt.

Voor wie geldt dit?

De wettelijke controle geldt voor middelgrote en grote ondernemingen: wie op twee van de drie criteria boven de grens zit (balanstotaal € 7,5 mln, netto-omzet € 15 mln, 50 medewerkers; grenzen vanaf boekjaar 2024). Veel machinebouwers vallen daar ruim binnen. Maar ook zonder controleplicht stellen bank, aandeelhouders en een eventuele koper dezelfde vraag: waar is dit bedrag op gebaseerd?

Wat de accountant beoordeelt

• De methode. Past de manier van schatten bij de aard van de verplichting? Een vast percentage van de omzet is een vuistregel; het zegt niets over de machines die daadwerkelijk onder garantie staan.
• De gegevens. Zijn de gebruikte gegevens relevant, volledig en betrouwbaar? Werkorders en leverlijsten uit het eigen systeem zijn dat, mits u laat zien hoe u ermee omgaat.
• De veronderstellingen. Welke aannames zitten erin, zijn ze redelijk, en zijn ze consistent met wat u elders in de jaarrekening veronderstelt?
• De schattingsonzekerheid. Hoe groot is de bandbreedte rond het bedrag, en heeft het management dat begrepen en toegelicht?

Een voorziening die uit een model komt dat op eigen werkorders is geschat, met een ondergrens en een bovengrens en een gedocumenteerde toets van de methode, beantwoordt deze vier punten rechtstreeks. Een percentage beantwoordt ze niet.

Nominaal of contant?

Garantiekosten vallen over meerdere jaren. Onder IFRS (IAS 37) moet een voorziening op contante waarde worden gewaardeerd als het effect van de tijdswaarde van geld materieel is. Onder de Nederlandse richtlijnen (RJ 252) mag u kiezen tussen nominale en contante waarde. Wie weet in welk jaar de kosten vallen, kan die keuze onderbouwd maken; wie alleen een totaalbedrag heeft, kan dat niet.

Wat een goed dossier bevat

• Een beschrijving van de methode in gewone taal, met de reden waarom deze past bij garanties.
• De gebruikte gegevens, hun herkomst en de controles erop.
• De veronderstellingen, per stuk benoemd, en wat er gebeurt als ze anders uitpakken.
• De uitkomst per product en productiejaar, met onder- en bovengrens, en het jaar waarin de kosten vallen.
• Een toets van de methode: hoe de schatting zich over de tijd ontwikkelt, zonder structurele vrijval of stijging.

Ons rapport is langs deze lijnen opgebouwd, zodat uw controller het in het dossier kan opnemen en de accountant er direct mee verder kan. Wij leveren analyse en onderbouwing; de keuzes in de jaarrekening maakt u met uw accountant. Wij zijn geen accountants of juristen, dus laat de precieze toepassing van de standaarden altijd door hen toetsen.