Waarom een vast percentage van de omzet uw garantiekosten niet voorspelt

De meeste machinebouwers zetten voor garantie een vast percentage van de omzet opzij. Dat percentage is ooit bepaald uit een paar jaar historie, de accountant kent het, en het is in vijf minuten geboekt. Maar een garantievoorziening moet één vraag beantwoorden: wat gaan de machines die nu buiten staan ons nog kosten? Daar zegt het percentage niets over.

Drie redenen waarom het percentage misgaat

1. Het middelt alles op één hoop. Een percentage over de omzet mengt producten, productiejaren en garantiepakketten. Een nieuwe productlijn met kinderziektes en een uitgekristalliseerde lijn krijgen dezelfde opslag. U ziet niet welk product marge kost en welk product ruimte biedt.

2. Het loopt achter. De garantiekosten die u dit jaar betaalt, horen bij machines die u twee tot vier jaar geleden leverde. Het percentage van vandaag is dus een foto van het verleden, terwijl de verplichting over machines gaat die u de afgelopen jaren leverde, misschien met een langere garantie of met een ander onderdeel.

3. Het merkt afwijkingen niet. Wisselt een toeleverancier van pomp of stuurkast, dan verandert het storingsgedrag van één productiejaar. Het percentage merkt daar pas iets van als de kosten oplopen, vaak een jaar of langer na levering. Intussen gaan er machines met hetzelfde onderdeel de deur uit.

Hoe groot is het verschil?

Bij de grote fabrikanten van zwaar materieel lagen de garantiekosten in 2024 gemiddeld op 1,4 % van de omzet, met uitschieters boven de 3 % (Warranty Week). Tussen productiejaren van één fabrikant zijn de verschillen vaak nog groter dan tussen fabrikanten. In een rekenvoorbeeld met € 3,9 mln opzij gezet en € 4,7 mln aan verwachte kosten zit het tekort van € 0,8 mln bijna helemaal in één serie. Een percentage over de hele omzet had dat nooit laten zien.

Wat wel werkt: rekenen zoals een verzekeraar

Een garantie is economisch een verzekering: de premie is binnen, de kosten volgen jaren later. Verzekeraars schatten zulke verplichtingen niet met een percentage, maar met het verloop van de kosten naar leeftijd. Toegepast op machines betekent dat:

• Per product en productiejaar schatten hoe vaak machines uitvallen naarmate ze ouder worden, op basis van uw eigen werkorders.
• Voor elk productiejaar berekenen wat er al is uitgegeven en wat er, gegeven de leeftijd en het garantiepakket, nog komt.
• Bij elke schatting een ondergrens en een bovengrens geven, zodat u weet hoe zeker het cijfer is.
• De uitkomst naast de huidige voorziening leggen: waar staat te veel, waar te weinig, en in welk jaar valt de rekening?

Het resultaat is een voorziening die u kunt uitleggen, een uitgavenplanning waarop u kunt voorsorteren, en een signaal zodra een productiejaar uit de pas loopt. Hoe dat precies werkt, leest u op de pagina Aanpak.